Słowem wstępu, artykuł 73 § 1 Kodeksu cywilnego (kc) stanowi, że jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną (niż forma pisemna), czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. W przypadku regulacji wprowadzanych w Kodeksie spółek handlowych (ksh) artykuł ten przesądza o nieważności czynności przeprowadzonych bez zachowania formy szczególnej w postaci formy aktu notarialnego. Wymóg ten jest oczywiście ustawowy.

Forma notarialna według ksh powinna być zachowana dla najistotniejszych czynności przesądzających o istnieniu podmiotu - spółki. Art 26 ksh, regulujący treść zgłoszenia do sądu rejestrowego spółki jawnej, wyraźnie wymaga notarialnie poświadczonych wzorów podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki, poza takimi informacjami, jak firmą, siedzibą i adresem spółki, przedmiotem działalności spółki oraz nazwiskami i imionami (albo firmami) wspólników oraz ich adresami albo adresami doręczeń.

W przypadku likwidacji spółki jawnej do sądu rejestrowego należy zgłosić dokumenty stwierdzające otwarcie likwidacji, nazwiska i imiona likwidatorów oraz ich adresy, sposób reprezentowania spółki przez likwidatorów i wszelkie w tym zakresie zmiany, nawet gdyby nie nastąpiła żadna zmiana w dotychczasowej reprezentacji spółki. Do zgłoszenia należy dołączyć złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów likwidatorów.

W przypadku spółki komandytowej forma notarialna na mocy art. 106 ksh jest zastrzeżona dla umowy spółki. Podobnie statut spółki komandytowo-akcyjnej powinien być sporządzony w formie aktu notarialnego, zgodnie z art. 131. Zgodnie zaś ze 136 ksh, jeżeli statut spółki komandytowo-akcyjnej dopuszcza przyjęcie do spółki nowego komplementariusza, dotychczasowy akcjonariusz może uzyskać status komplementariusza, albo osoba trzecia może przystąpić do spółki w charakterze komplementariusza, za zgodą wszystkich dotychczasowych komplementariuszy. Oświadczenie nowego komplementariusza, a także oznaczenie wartości jego wkładów oraz zgoda na brzmienie statutu wymaga formy aktu notarialnego dla jego ważności. Późniejsze pozbawienie komplementariusza prawa reprezentowania spółki stanowi zmianę statutu spółki i wymaga zgody wszystkich pozostałych komplementariuszy. Pozbawienie komplementariusza prawa reprezentowania spółki wbrew jego sprzeciwowi może nastąpić jedynie z ważnych powodów na mocy prawomocnego orzeczenia sądu. Sprzeciw, należy zgłosić do protokołu walnego zgromadzenia lub w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia powzięcia uchwały przez walne zgromadzenie.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością forma notarialna jest wymagana do zawarcia umowy, jak nakazuje art. 157 ksh (chociaż ustawodawca wykorzystuje dość popularne w kodeksie sformuowanie “powinien”, co w praktyce wskazuje na powinność dokonania czynności). Akt, jak i sama umowa, powinna zawierać firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności spółki, wysokość kapitału zakładowego, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników, a także czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony. Gdy spółka “z o.o.” jest zgłaszana do sądu rejestrowego, do zgłoszenia należy dołączyć m. in. poświadczone notarialnie podpisy członków zarządu. Wymaganych tu podpisów nie załącza się do zgłoszenia spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy. Do zgłoszenia tej spółki należy dołączyć sporządzone na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym umowę spółki opatrzoną podpisem elektronicznym, listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, opatrzoną przez wszystkich członków zarządu podpisem elektronicznym, oświadczenie wszystkich członków zarządu opatrzone podpisem elektronicznym, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli wkłady zostały najpóźniej w chwili zgłoszenia spółki. Zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę “z o.o.” reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1 ksh (czyli jedyny wspólnik posiadający wszystkie udziały, jest on jednocześnie zobowiązany do zachowania formy pisemnej wszyskich oświadczeń woli związanych z pełnioną funkcją), jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia dodatkowo sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.

Art 258 stanowi, że jeżeli umowa spółki lub uchwała o podwyższeniu kapitału nie stanowi inaczej, dotychczasowi wspólnicy mają prawo pierwszeństwa do objęcia nowych udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym w stosunku do swoich dotychczasowych udziałów. Prawo pierwszeństwa należy wykonać w terminie miesiąca od dnia wezwania do jego wykonania. Wezwania te zarząd przesyła wspólnikom jednocześnie. Oświadczenie dotychczasowego wspólnika o objęciu nowego udziału, bądź udziałów lub o objęciu podwyższenia wartości istniejącego udziału, bądź udziałów wymaga formy aktu notarialnego. Oświadczenie nowego wspólnika powinno zawierać przystąpienie do spółki oraz objęcie udziału lub udziałów o oznaczonej wartości nominalnej. Oświadczenie takie wymaga formy aktu notarialnego.

Obniżenie kapitału zakładowego zarząd zgłasza do sądu rejestrowego. Do zgłoszenia obniżenia kapitału zakładowego należy dołączyć uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego, dowody należytego wezwania wierzycieli, oświadczenie wszystkich członków zarządu stwierdzające, że wierzyciele, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni. Umowa spółki może stanowić, że udział ulega umorzeniu w razie ziszczenia się określonego zdarzenia bez powzięcia uchwały zgromadzenia wspólników. Stosuje się wówczas przepisy o umorzeniu przymusowym. W przypadku ziszczenia się określonego w umowie spółki zdarzenia, zarząd powinien powziąć niezwłocznie uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego, chyba że umorzenie udziału następuje z czystego zysku. W takim przypadku, zamiast uchwały zgromadzenia wspólników należy dołączyć oświadczenie wszystkich członków zarządu, w formie aktu notarialnego, o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie i umowie spółki oraz w uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego.

Analogicznie jak w przypadku spółki jawnej, zgodnie z art 277 ksh dotyczącym likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, do sądu rejestrowego należy zgłosić otwarcie likwidacji, nazwiska i imiona likwidatorów oraz ich adresy, sposób reprezentowania spółki przez likwidatorów i wszelkie w tym zakresie zmiany, nawet gdyby nie nastąpiła żadna zmiana w dotychczasowej reprezentacji spółki. Każdy likwidator ma prawo i obowiązek dokonania zgłoszenia. Do zgłoszenia należy dołączyć złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów likwidatorów. Wpis likwidatorów ustanowionych przez sąd i wykreślenie likwidatorów przez sąd odwołanych następuje oczywiście z urzędu.

Zawiązać spółkę akcyjną może jedna albo więcej osób. Spółka akcyjna nie może być zawiązana tylko i wyłącznie przez jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Osoby podpisujące statut są założycielami spółki. Akcjonariusze są zobowiązani jedynie do świadczeń określonych w statucie. Nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Statut spółki akcyjnej powinien być sporządzony w formie aktu notarialnego.

Zawiązanie spółki akcyjnej następuje z chwilą objęcia wszystkich akcji. Statut spółki może określać minimalną lub maksymalną wysokość kapitału zakładowego. W takim przypadku zawiązanie spółki następuje z chwilą objęcia przez akcjonariuszy takiej liczby akcji, których łączna wartość nominalna jest równa co najmniej minimalnej wysokości kapitału zakładowego, oraz złożenia przez zarząd, przed zgłoszeniem spółki do rejestru, oświadczenia w formie aktu notarialnego o wysokości objętego kapitału zakładowego. Wysokość objętego kapitału powinna mieścić się w określonych przez statut granicach. Akt notarialny zawierający oświadczenie zarządu, powinien zawierać postanowienie o dookreśleniu wysokości kapitału zakładowego w statucie. Wysokość kapitału zakładowego określona w statucie powinna być zgodna z oświadczeniem zarządu.

Zgodnie z art. 313 ksh zgoda na zawiązanie spółki akcyjnej i brzmienie statutu oraz na objęcie akcji przez jedynego założyciela albo założycieli lub łącznie z osobami trzecimi powinna być wyrażona w jednym lub kilku aktach notarialnych. W aktach należy wymienić w szczególności osoby obejmujące akcje, liczbę i rodzaj akcji objętych przez każdą z nich, wartość nominalną i cenę emisyjną akcji oraz terminy wpłat. W aktach należy również stwierdzić dokonanie wyboru pierwszych organów spółki; nazwisk i imion osób powołanych do pierwszych organów spółki nie umieszcza się w statucie. Jeżeli akcjonariusze w zamian za akcje wnoszą wkłady niepieniężne albo gdy dla spółki przed zarejestrowaniem ma być nabyte jakiekolwiek mienie na podstawie innych czynności prawnych, należy w akcie notarialnym wymienić osoby wnoszące wkłady lub zbywców nabywanego mienia, przedmiot wkładu lub nabywanego mienia oraz rodzaj i wysokość wynagrodzenia lub zapłaty. W aktach notarialnych o zawiązaniu spółki powinno być ponadto stwierdzone, że każdy z przyszłych akcjonariuszy, podpisujących akt, zapoznał się ze sprawozdaniem założycieli oraz opinią biegłego rewidenta.

Powyższe akty notarialne są potrzebne do zgłoszenia spółki akcyjnej do rejestracji, a ponadto potrzebne są też złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu do zgłoszenia spółki oraz zmian składu osobowego.

W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia. Czynność prawna między tym akcjonariuszem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.