Podróż służbowa to wykonanie zadania zleconego przez pracodawcę poza miejscowością stałego zatrudnienia pracownika. Odbywa się na podstawie polecenia wyjazdu. W poleceniu określa się cel, miejsce, czas trwania delegacji jak też środek lokomocji, którym pracownik ma się tam przemieścić. Na podstawie art. 77⁵ Kodeksu pracy pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu w niepaństwowym przedsiębiorstwie określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej, niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej. W przypadku, gdy wymienione umowy nie zawierają postanowień co do przysługujących pracownikowi należności, stosuje się te przeznaczone dla sfery budżetowej.

Czas podróży służbowej, jeśli jest poza godzinami pracy, nie stanowi świadczenia pracy. Pracownik ma również czas wolny, za który pracodawca nie płaci. Jeśli podróż przypadnie na nominalny czas pracy, jest traktowana tak jak godziny faktycznie przepracowane. Oczywiście jeśli pracownik pracuje dłużej, niż przewiduje to jego nominalny czas pracy, ten przepracowany czas traktuje się jako nadgodziny. Pracownikowi na delegacji przysługują takie same prawa jak podczas pracy w zakładzie pracy, czyli należy pamiętać o zachowaniu dobowego jak
i tygodniowego czasu do odpoczynku, czyli:

Pracownik ma prawo na sobotę i niedzielę wrócić do miejsca zamieszkania, za te dni nie przysługuje mu dieta ani zwrot kosztów za nocleg, nawet jeśli pracownik zdecyduje się pozostać w mieście gdzie został oddelegowany – wówczas sam ponosi koszty utrzymania przez te dni.

Do należności za czas podróży służbowej należy zaliczyć:

Jeśli pracownik będzie poruszał się komunikacją publiczną wtedy zwrot kosztów następuje na podstawie ceny biletu, a sam bilet należy dołączyć do rozliczania delegacji. Pracodawca jak
i pracownik mogą porozumieć się, że podróż odbędzie się prywatnym pojazdem pracownika.

Dieta za to stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych, nie całkowitych, kosztów wyżywienia. Dieta nie przysługuje pracownikowi wówczas, gdy pracodawca zapewni mu trzy osobne posiłki podczas podróży lub delegacja miała miejsce w miejscowości stałego lub czasowego zamieszkania. W przypadku podróży trwającej nie dłużej niż jedną dobę pracownikowi może przysługiwać tylko część diety, i tak od 8 do 12 godzin połowa diety, zaś powyżej 12 godzin dieta w pełnej wysokości.

W przypadku podróży trwających dłużej niż jedną dobę, za każdą pełną dobę przysługiwać będzie dieta w pełnej wysokości, a za niepełną a rozpoczętą dobę: do 8 godzin – połowa diety, powyżej 8 godzin pracownikowi będzie przysługiwała już dieta w pełnej wysokości.

Zwrot kosztów noclegu przysługuje w momencie, gdy pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu; koszty zwraca się na podstawie faktury lub rachunku – na terenie Polski wydatki te nie są ograniczone.

Za każda dobę przebywania pracownika w podróży przysługuje mu ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej (od 1.03.2013 będzie to 6 zł). Ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik porusza się samochodem służbowym lub prywatnym, lub jeśli pracodawca pokrywa całkowity koszt dojazdów środkami komunikacji miejskiej.